- wszystkie podmioty wytwarzające jawną i zastrzeżoną dokumentację aktową w wersji papierowej i elektronicznej.

Każda jednostka organizacyjna /samorządowa, państwowa, podmiot gospodarczy/

w trakcie wykonywania swoich zadań statutowych wytwarza różnego rodzaju dokumentację. Dokumentacja jest podstawowym źródłem informacji o danej jednostce, co stanowi niezbędny czynnik sprawnego zarządzania.

Program szkolenie ma na celu objęcie pracowników administracyjnych

w zakresie prawidłowego trybu i zasad wykonywania czynności kancelaryjnych /biurowości /

i archiwizacji dokumentacji, zapewniając jednolity sposób - tworzenia, gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, zabezpieczenia, brakowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

TEMATY SZKOLENIA

1. Zasady stosowania obowiązujących wewnętrznych aktów normatywnych:

1/ „Instrukcji Kancelaryjnej”

2/ „Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”

3/ ”Instrukcji organizacji i działania archiwum zakładowego lub składnicy akt”.

2. Zapoznanie z obligatoryjnymi aktami wykonawczymi:

1/ Ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

2/ Resortowymi aktami prawnymi regulującymi w całości lub częściowo zasady i tryb postępowania

z dokumentacją specjalistyczną /statutową/.

3. Zapoznanie się z nowymi przypisami wykonawczymi do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Program szkolenia obejmuje 2 dni

Dzień I-szy – KANCELARIA - BIUROWOŚĆ

· Podstawy prawne dot. statutowej działalności jednostki .

• Zasady redagowania własnych aktów normatywnych – uchwał, zarządzeń, decyzji oraz pism biznesowych, protokołów, sprawozdań, raportów, notatek i załączników.
• Tworzenie prawidłowej dokumentacji aktowej jawnej (m.in. osobowej, płacowej, księgowej, technicznej, fotograficznej) przez właściwe przyporządkowanie pism do konkretnych spraw zgodnie z „Instrukcją Kancelaryjną i „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt”.
• Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałam na dokumentacje archiwalną

i niearchiwalną

• Zakładanie spisów spraw (przyporządkowanie pisma do danej sprawy) .
• Prawidłowe przygotowanie dokumentacji aktowej do zdania do archiwum zakładowego przez chronologiczne uporządkowanie spraw wewnątrz teczek, opisanie teczek oraz sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych.
• Zasady i sposoby porządkowania zalegającej dokumentacji aktowej na stanowiskach pracy.
• Elektroniczny obieg dokumentacji

II - gi dzień – ARCHIWIZACJA

· Zadania archiwum lub składnicy akt w zakresie przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych

• na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt” oraz „Terminarzu”.
• Prowadzenie ewidencji dokumentacji aktowej zgodnie z ustawą „o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”
• Zasady i sposoby porządkowania zalegającej, nieuporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwach zakładowych lub składnicach akt (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt,), BE i B opisywanie teczek, znakowanie dokumentacji ).
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
• Postępowanie z dokumentacja w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej (podstawa prawna)
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub jednostek nadrzędnych
• Konsultacje indywidualne – odpowiedzi na pytania zgłoszone przez uczestników. (Mile widziana dokumentacja własna, stwarzająca najwięcej problemów).

Materiały, które otrzymają uczestnicy szkolenia

1. „Instrukcję kancelaryjną”,

2. „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt”

3. „Instrukcję organizacji i zakresu działalności archiwum zakładowego lub składnicy akt”,

4. Wewnętrzne akty normatywne wprowadzające w/w „Instrukcje”

5. Wykaz aktów wykonawczych do ustawy z dnia 14 lipca 1983r. na rodowym zasobie archiwalnym

i archiwach, oraz wykaz ważniejszych resortowych aktów prawnych regulujących w całości lub

częściowo zasady i tryb postępowania z dokumentacją specyficzną.

Curzytek Teresa - teoretyk i praktyk z zagadnień prowadzonych szkoleń. Ekspert z dziedziny biurowości i archiwizacji dokumentacji aktowej oraz technicznej w wersji papierowe i elektronicznej. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Specjalizuje się w opracowywaniu aktów normatywnych dla firm m.in.– „Instrukcji kancelaryjnych”, „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją”, „Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt” oraz w wybranych dziedzinach prawa (Kodeks postępowania administracyjnego) w komunikacji interpersonalnej oraz Pablic Relations. Publikuje artykuły do „Finanse – kariera” - „zdaniem eksperta”, „Twoja firma”, „Euro bankier”. Posiada wykształcenie administracyjne, psychologiczne oraz Praktyka NLP. Doświadczony, kilkunastoletni szkoleniowiec w prowadzeniu szkoleń i warsztatów dla jednostek samorządu terytorialnego, administracji państwowej i podmiotów gospodarczych. Wiedzę swoją pogłębia przez ciągłe dokształcanie się oraz czynny udział w licznych seminariach, konferencjach krajowych i międzynarodowych.

Otrzymywane przez uczestników szkolenia materiały, tworzone są profesjonalnie, w oparciu

o zdobytą wiedzę i doświadczenie zawodowe.

Szkolenia prowadzone są w formie: WYKŁADÓW popartych PREZENTACJĄ MULTIMEDIALNĄ .

trybu i zasad wykonywania czynności kancelaryjnych /biurowości /

i archiwizacji dokumentacji, zapewniając jednolity sposób - tworzenia, gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, zabezpieczenia, brakowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.